Teknik dan Dokumentasi Sistem

Pengertian Teknik dan Dokumentasi Sistem

Teknik-teknik sistem merupakan alat yang digunakan dalam menganalisis, merancang, dan mendokumentasikan sistem dan subsub sistem yang berkatian. Teknik-teknik tersebut bersifat grafikal (piktorial). Teknik-teknik tersebut biasanya menggunakan pendekatan orientasi objek (object oriented), logik (logic) atau fisik (physical) (Bradford et al. 2007).

Penggunaan Teknik – Teknik Sistem :

 Penggunaan Teknik Sistem Dalam Auditing

Lazimnya, audit dibagi menjadi dua komponen dasar. Komponen pertama biasanya disebut Audit Interim. Audit interim bertujuan untuk menaksir seerapa jauh struktur pengendalian internal suatu organisasi.

Komponen audit yang kedua adalah Audit Laporan Keuangan. Audit laporan keuangan melibatkan pengujian substantif. Pengujian subtantif merupakan verifikasi angka dalam laporan keuangan secara langsung.

Evaluasi Pengendalian Internal

Auditor membutuhkan teknik untuk memecah tugas antar personel atau departemen. Flowchart analistis, flowchart dokumen, dan diagram distribusi formulir dapat digunakan oleh auditor untuk menganalisis distribusi dokumen dan disajikan dalam bentuk kolom-kolom untuk mengelompokan peran pemrosesan yang dijalankan oleh setiap entitas.

Pengujian Kepatuhan

Seorang auditor menjalankan pengujian kepatuhan untuk mengkonfirmasi eksistensi, menilai efektivitas dan mengecek pelaksanaan pengendalian internal. Oleh karena itu, auditor perlu memahami teknik sistem yang biasanya digunakan untuk mendokumentasikan sistem informasi seperti input proses output, diagram hierarki, flowchart program, diagram alur data logika, table keputusan, dan metode matriks.

Kertas Kerja

Kertas Kerja merupakan catatan mengenai prosedur dan penyajian yang dilakukan dalam proses audit, informasi yang diperoleh dalam pelaksanaan audit, dan simpulan yang ditarik dari hasil audit. Kertas kerja ini dibuat dan disimpan oleh auditor.

2.       Penggunaan Teknik Sistem dalam Pengembangan Sistem

Proyek pengembangan sistem biasanya terdiri dari tiga fase yaitu analisis sistem, desain sistem, dan implementasi sistem. Personel pengembangan sistem mencakup analisis sistem,perancangan sistem,dan programer. Implementasi sistem mencakup pengujian solusi sebelum implementasi, dokumentasi solusi, serta tinjauan terhadap sistem pada saat sistem mulai dioperasikan untuk memastikan bahwa sistem yang dirancang berfungsi sebagaimana mestinya.

Analisis Sistem

Tanggung jawab analisis sistem mencakup pencarian fakta dengan menggunakan teknik wawancara, kuesioner, review dokumen, dan observasi.

Desain Sistem

Desain sistem melibatkan penyusunan sistem secara lengkap dan utuh. Sebagaimana seniman membutuhkan alat khusus untuk dapat menggambar, desainer juga membutuhkan alat untuk membantu mendesain proses, alat tersebut dapat berupa matriks input/output, flowchart sistem dan diagram alur data.

Implementasi Sistem

Implementasi sistem merupakan penerapan desain yang telah dibuat. aktivitas  yang biasanya mencakup dalam implementasi adalah pemilihan dan pelatihan personel, pemasangan peralatan komputer dan infrastruktur, mendesain sistem secara detail, penulisan dan pengujian program computer, pengujian sistem, pembuatan standar, dokumentasi dan konversi file dari sistem lama ke sistem baru.

Ada beberapa alasan mengapa sistem perlu didokumentasikan.

1. Untuk merancang atau membuat sebuah sistem. Dokumentasi sistem berguna sebagai media diskusi dan komunikasi antar perancang, analis, maupun programer. 
2. Selain itu, dokumentasi juga berguna untuk mengevaluasi kelemahan dan keunggulan sebuah sistem maupun pengendalian dalam sebuah sistem. Pihak yang berkepentingan dengan evaluasi sistem adalah (1) analis sistem (pada saat si analis sedang menegvaluasi sistem lama yang sudah berjalan) dan (2) auditor (baik auditor internal maupun auditor eksternal). Auditor laporan keuangan hanya dapat melakukan audit jika data laporan keuangan sebuah perusahaan dapat dipercaya (yang berarti dihasilkan dari sistem informasi akuntansi yang memang andal).
3. Dokumentasi sistem juga berguna bagi mereka ynng sedang mempelajari prosedur dalam sebuah perusahaan. Dokumentasi sistem dapat menjadi media pelatihan karyawan baru.